Zásady zpracování osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak Vyšší odborná škola cestovního ruchu a mezinárodního obchodního styku, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje uchazečů, studentů, absolventů, zákonných zástupců, návštěvníků webu a dalších osob, které se školou komunikují.

Zásady se vztahují zejména na používání webu www.voscr.cz, online přihlášky, kontaktních formulářů, e-mailové, telefonické, SMS a WhatsApp komunikace a dalších komunikačních kanálů školy.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Vyšší odborná škola cestovního ruchu a mezinárodního obchodního styku, spol. s r.o.
IČ: 62956191
Sídlo: Anglická 136/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2
E-mail: sekretariat@voscr.cz
Telefon: +420 603 251 745
Web: www.voscr.cz

Dále jen „škola“ nebo „správce“.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které potřebujeme pro vzdělávací, administrativní, komunikační a zákonné účely školy.

Může se jednat zejména o tyto údaje:

a) Identifikační údaje
– jméno a příjmení,
– datum narození,
– případně rodné číslo, pokud je jeho zpracování vyžadováno právními předpisy nebo školní administrativou,
– státní občanství,
– údaje uvedené v přihlášce ke studiu nebo ve školní dokumentaci.

b) Kontaktní údaje
– e-mailová adresa,
– telefonní číslo,
– adresa bydliště nebo doručovací adresa,
– kontaktní údaje zákonného zástupce, pokud je to relevantní.

c) Údaje související se studiem
– údaje o přihlášce ke studiu,
– údaje o přijímacím řízení,
– údaje o průběhu studia,
– informace o účasti na výuce, zkouškách, praxi, exkurzích a školních akcích,
– studijní výsledky a související školní dokumentace,
– údaje potřebné pro vedení evidence studentů.

d) Komunikační údaje
– obsah a historie komunikace se školou,
– e-mailové zprávy,
– SMS zprávy,
– zprávy přes WhatsApp nebo jiné komunikační kanály,
– záznamy o tom, zda byla zpráva odeslána, doručena nebo zda se osoba odhlásila z určitého typu komunikace.

e) Technické údaje při používání webu
– IP adresa,
– typ zařízení a prohlížeče,
– přibližná technická data o používání webu,
– cookies a podobné technologie, pokud jsou na webu používány.

f) Fotografie a audiovizuální záznamy
– fotografie a videa ze školních akcí, výuky, exkurzí, dnů otevřených dveří nebo propagačních aktivit školy,
– pouze v rozsahu, který odpovídá účelu pořízení a příslušnému právnímu základu.

3. Proč osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme zejména za těmito účely:

a) Přijímací řízení a komunikace s uchazeči
– zpracování online přihlášky,
– kontaktování uchazeče,
– organizace pohovoru,
– zasílání informací o studiu,
– odpovědi na dotazy uchazečů a rodičů.

b) Vedení školní administrativy
– vedení evidence studentů,
– plnění povinností školy podle právních předpisů,
– organizace výuky, zkoušek, praxí a školních aktivit,
– komunikace se studenty a případně se zákonnými zástupci.

c) Organizační komunikace
Škola může využívat e-mail, telefon, SMS a WhatsApp k zasílání organizačních informací souvisejících se studiem.

Může se jednat zejména o:
– uvítací zprávy pro nové studenty,
– připomínky zkoušek a termínů,
– informace o rozvrhu,
– změny termínů,
– upozornění na důležité školní události,
– administrativní připomínky,
– informace k praxi, exkurzím nebo školním akcím,
– praktické informace související se studiem.

d) Komunikace přes WhatsApp
Pokud student nebo uchazeč poskytne škole telefonní číslo a souhlasí nebo jinak oprávněně umožní komunikaci přes WhatsApp, může škola využívat WhatsApp jako doplňkový komunikační kanál pro organizační a servisní zprávy související se studiem.

WhatsApp komunikace může zahrnovat zejména:
– uvítací zprávy,
– připomínky zkoušek,
– informace o termínech,
– organizační oznámení,
– upozornění na změny,
– praktické studijní informace.

WhatsApp komunikaci lze kdykoliv ukončit odpovědí „STOP“ na WhatsApp zprávu nebo zasláním žádosti na e-mail sekretariat@voscr.cz.

e) Zlepšování webu a služeb školy
– základní měření návštěvnosti webu,
– analýza funkčnosti webu,
– zlepšování obsahu webu a online formulářů.

f) Propagace školy
– informování o dnech otevřených dveří,
– propagace studijní nabídky,
– zveřejňování vybraných fotografií a informací ze života školy,
– komunikace s uchazeči, kteří projevili zájem o studium.

4. Právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě těchto právních důvodů:

a) Plnění právních povinností
Některé údaje musíme zpracovávat proto, že nám to ukládají právní předpisy v oblasti školství, účetnictví, archivace nebo jiné právní předpisy.

b) Plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy
Údaje uchazečů a studentů zpracováváme také proto, abychom mohli řešit přihlášku ke studiu, přijímací řízení, studium a související administrativu.

c) Oprávněný zájem školy
Osobní údaje můžeme zpracovávat také na základě oprávněného zájmu, zejména pro:
– běžnou komunikaci,
– ochranu práv školy,
– evidenci komunikace,
– zajištění bezpečného a funkčního provozu webu,
– základní informování o studiu a organizaci školního života.

d) Souhlas
V některých případech zpracováváme osobní údaje na základě souhlasu. Může se jednat například o:
– zasílání vybraných typů zpráv přes WhatsApp,
– marketingovou nebo náborovou komunikaci, pokud k ní není jiný vhodný právní základ,
– používání některých cookies,
– zveřejnění vybraných fotografií nebo videí, pokud je souhlas vyžadován.

Souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

5. WhatsApp, SMS a e-mailová komunikace

Škola může se studenty, uchazeči a dalšími osobami komunikovat prostřednictvím e-mailu, telefonu, SMS a WhatsAppu.

WhatsApp, SMS a e-mail používáme zejména pro praktickou a organizační komunikaci. Tyto kanály mohou být využity například pro připomínky zkoušek, uvítací zprávy, upozornění na termíny a další důležité informace související se studiem.

WhatsApp a SMS komunikace není určena pro zasílání citlivých osobních údajů ani pro řešení záležitostí, které vyžadují formální písemné rozhodnutí školy.

WhatsApp komunikace je doplňkový informační kanál. Student je povinen sledovat také oficiální školní informační kanály, e-mail, školní informační systém a další způsoby komunikace určené školou.

6. Odhlášení z WhatsApp a SMS komunikace

Zasílání zpráv přes WhatsApp lze kdykoliv ukončit:
– odpovědí „STOP“ na WhatsApp zprávu,
– zasláním žádosti na e-mail sekretariat@voscr.cz,
– jiným jednoznačným sdělením, ze kterého vyplývá, že si osoba nepřeje být přes WhatsApp kontaktována.

Zasílání SMS zpráv lze ukončit obdobně, zejména zasláním žádosti na e-mail sekretariat@voscr.cz nebo jiným způsobem uvedeným ve zprávě.

Po odhlášení nebudeme daný komunikační kanál používat pro běžnou organizační nebo informační komunikaci, pokud neexistuje jiný právní důvod pro nezbytné kontaktování.

7. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny pouze osobám a subjektům, které je potřebují pro zajištění výše uvedených účelů.

Může se jednat zejména o:
– zaměstnance a pověřené pracovníky školy,
– poskytovatele webhostingu a IT služeb,
– poskytovatele školního informačního systému,
– poskytovatele e-mailových, SMS nebo WhatsApp komunikačních nástrojů,
– poskytovatele analytických a bezpečnostních nástrojů,
– účetní, právní nebo administrativní poradce,
– orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Pro WhatsApp, SMS a související komunikaci mohou být využíváni poskytovatelé třetích stran, zejména Meta / WhatsApp a případně Twilio nebo jiný poskytovatel komunikační platformy.

8. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Někteří poskytovatelé technických a komunikačních služeb mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

V takovém případě škola dbá na to, aby předávání údajů probíhalo v souladu s právními předpisy, zejména na základě vhodných záruk, jako jsou standardní smluvní doložky, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiné zákonné mechanismy.

Při používání služeb WhatsApp, Meta, Twilio nebo jiných globálních technologických poskytovatelů může docházet k tomu, že některé údaje budou zpracovávány také mimo EU/EHP podle podmínek těchto poskytovatelů.

9. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely, pro které byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Obecně platí:
– údaje uchazečů uchováváme po dobu nezbytnou pro přijímací řízení a navazující administrativu,
– údaje studentů uchováváme po dobu studia a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo oprávněnými zájmy školy,
– komunikační údaje uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení komunikace a doložení průběhu komunikace,
– údaje pro WhatsApp nebo SMS komunikaci uchováváme po dobu, kdy je osoba přihlášena k tomuto typu komunikace, a následně po dobu nezbytnou pro doložení odhlášení nebo obranu práv školy,
– cookies a technické údaje uchováváme podle nastavení cookies a příslušných technických nástrojů.

10. Cookies a analytické nástroje

Web školy může používat cookies a podobné technologie.

Cookies mohou sloužit zejména k:
– zajištění fungování webu,
– měření návštěvnosti,
– zlepšování obsahu webu,
– bezpečnosti,
– případně marketingovým účelům, pokud jsou takové cookies používány.

Pokud web používá cookies, které nejsou nezbytné pro fungování webu, jsou používány pouze v souladu s příslušnými právními požadavky, zejména na základě souhlasu uživatele, pokud je vyžadován.

11. Fotografie a videa

Škola může pořizovat fotografie a videa ze školních akcí, exkurzí, dnů otevřených dveří a dalších aktivit.

Fotografie a videa mohou být použity:
– pro dokumentaci života školy,
– pro informování studentů a veřejnosti,
– pro propagaci školy na webu a sociálních sítích,
– pro interní školní účely.

V případě, kdy je pro konkrétní použití fotografie nebo videa vyžadován souhlas, škola si jej vyžádá. Pokud si nepřejete být na fotografiích nebo videích zachyceni nebo zveřejněni, kontaktujte nás na e-mailu sekretariat@voscr.cz.

12. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte práva podle právních předpisů, zejména:

– právo na přístup k osobním údajům,
– právo na opravu nepřesných údajů,
– právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky,
– právo na omezení zpracování,
– právo vznést námitku proti zpracování,
– právo na přenositelnost údajů, pokud se uplatní,
– právo odvolat souhlas,
– právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz

13. Jak nás kontaktovat

V případě dotazů ke zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat:

Vyšší odborná škola cestovního ruchu a mezinárodního obchodního styku, spol. s r.o.
Anglická 136/22, Vinohrady, 120 00 Praha 2
E-mail: sekretariat@voscr.cz
Telefon: +420 603 251 745

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů, používaných technologií, komunikačních kanálů nebo způsobů zpracování osobních údajů.

Aktuální znění zásad je vždy zveřejněno na webu školy.

Datum účinnosti: [doplnit datum]